En Colombo WPBB sabemos que los grandes proyectos son desafiantes y divertidos pero tienen un poco de adrenalina, estrés y ansiedad. Podríamos decir que la experiencia de producir una giveaway para Spotify fue 100% gratificante, sin ningún sobresalto y que todo salió a la perfección, pero sería una mentira y contar un caso de éxito también es compartir los desafíos superados, como una buena anécdota en el recuerdo.
Los detalles de nuestro trabajo creando, diseñando y produciendo un juego de mesa como regalo para el evento de lanzamientos de la última temporada de Caso 63 -el podcast de ficción más escuchado de Spotify LATAM- ya te lo contamos acá. Ahora, a un año de esa gran experiencia, rememoramos esos meses con un resumen de lo que fueron esos meses de emociones intensas.
Es importante que sepas que esta historia comienza a 100 días de entregar el producto final y que la solicitud fue diseñar, producir y distribuir 1.000 unidades del juego en tres ciudades del continente el mismo día, previo al lanzamiento.
A 100 DÍAS DE LA ENTREGA
A principios del mes de junio de 2022 nos llega la solicitud de Spotify para producir una experiencia tangible como regalo para el evento de lanzamiento de la tercera y última temporada del podcast Caso 63 en México DF. La solicitud inicial fue un juego de mesa, pero como en Colombo WPBB no podemos contener nuestra actitud maximalista, fuimos por más y propusimos toda una activación previa al evento, en una secuencia que involucraban un cassette de cinta, indumentaria y una misteriosa acción en una librería de Buenos Aires. Las ideas gustaron pero como suele suceder, nos dijeron «todo muy lindo, pero por ahora sólo necesitamos un juego», así que nos enfocamos en el requerimiento.
A 80 DÍAS DE LA ENTREGA
La propuesta tenía que estar enmarcada en el universo de la ficción del podcast. Así que después de escucharlo una y otra vez, leer al detalle los guiones de cada temporada y debatir con el equipo qué entendíamos del desarrollo de la historia, nos pusimos a crear el juego. Una noche de sábado, un miembro de nuestro equipo se inspiró, dibujó un tablero y lo compartió con el resto del equipo, que se entusiasmó muchísimo con el boceto. ¿El problema? Era muy lindo, pero no sabíamos para qué servía. Todavía no tenía una lógica de juego, así que tuvimos que inventarla.
A 65 DÍAS DE LA ENTREGA
A mediados de Julio Spotify nos aprobó la propuesta y, al mismo tiempo, nos extendieron el desafío: debíamos producirlo y entregarlo en la misma fecha también en las ciudades de Santiago de Chile y Miami, como parte de una acción de PR de la marca para toda la región.
Los tiempos se hacían cada vez más cortos mientras la complejidad productiva y logística crecía, por eso ecidimos apuntar a encontrar un único proveedor con el expertise suficiente para minimizar los riesgos de cada una de las etapas y asegurarnos que el producto final estaría listo los primeros días de octubre y tendría la calidad que buscábamos. Afortunadamente, a tan sólo un par de kilómetros de nuestras oficinas en México encontramos a Tabletop Workshops, uno de los editores de juegos de mesa más importantes del continente.
A 60 DÍAS DE LA ENTREGA
Allí conocimos a José «Pepe» Macías Barba -líder de la empresa- y fue un match inmediato. Pepe, entusiasmado, nos dió sobradas muestras de que estaba preparado para cumplir con el reto y se sumó al equipo. Apenas estuvo aprobada la cotización nos solicitó los diseños para ponerlo en producción, pero el juego todavía no era del todo «jugable». El apremio del tiempo nos obligó a encerrarnos con el equipo de Colombo WPBB para deliberar en un par de maratones de más de 12 horas para terminar de encontrar encontrarle su lógica. Un acto de iteración constante: hacíamos una partida, apuntábamos incoherencias o errores, empezábamos de nuevo. Así una y otra vez. Una y otra vez.
Llegamos a la primera versión jugable y construimos dos prototipos para que el equipo de Spotify, en sus oficinas de Ciudad de México y Buenos Aires, prueben el juego y nos den su feedback.
A 50 DÍAS DE LA ENTREGA
Con una lógica de juego armada y el feedback del equipo de Spotify, entregamos a Pepe todos los originales mientras íbamos definiendo otros aspectos menores de la producción, como el envoltorio, o agregarle un asa al packaging para que fuese cómodo el traslado y, claro que sí: la logística de distribución.
A 40 DÍAS DE LA ENTREGA
Faltaba un mes y medio. Teníamos reuniones semanales con Pepe para chequear avances: debatíamos colores de dados, materialidades para las fichas, detalles estéticos y funcionales. En paralelo estudiábamos las posibilidades de envío a cada ciudad. Analizábamos si enviar los juegos desde México a Chile en barco o en avión, consultábamos con expertos en logística para conocer costos y restricciones por COVID-19, que aún regían.
A 30 DÍAS DE LA ENTREGA
Por fin, ¡tuvimos los primeros ejemplares del juego terminado! Ahora comenzaba la odisea de la distribución. Elegimos enviar por avión a Chile y a Miami, mientras que a México DF transportaríamos en un camión desde Guadalajara.
En ese envío a Chile tuvimos uno de los grandes desafíos de este proyecto: enviamos 250 juegos distribuidos en tres pallets y uno de ellos quedó varado en la aduana de Cincinatti por un supuesto material inflamable. Unos cientos de llamados, mails y nervios más tarde, el tercer pallet voló a Santiago y llegó a tiempo.
A 15 DÍAS DE LA ENTREGA
Una fácil tuvimos: la entrega a la ciudad de Miami. La empresa de logística contratada tenía su sede de distribución en Estados Unidos, así que les resultó fácil el trámite. Creíamos que ya nada podría salir mal, pero estábamos equivocados.
A 1 DÍA DE LA ENTREGA
Ya estábamos celebrando la victoria cuando un día antes de la entrega, nos avisan que el camión que entregaba en México DF se anticipó y estaba en la puerta del lugar del evento, pero que nadie podía recepcionar las cajas. Sí o Sí había que esperar para entregar al día siguiente, por lo tanto decidimos guardar el camión en una bodega y esperar hasta el día siguiente para la entrega.
A 8 HORAS DE LA ENTREGA
«Nos robaron», dijo Pepe al teléfono y todo el equipo, en México y en Argentina, casi se infarta. Habían abierto el camión en la bodega y robado algunas cajas. No teníamos backup de producción como para salir del paso y tuvimos que admitir la derrota. Afortunadamente de esa gran entrega en la capital mexicana, solo la mitad debían entregarse en el evento y los demás se repartían por correo la semana siguiente. Esto nos dio tiempo de producir las piezas robadas.
UN DÍA DESPUÉS DE LA ENTREGA
«El fabricante de la moneda no llega», volvió a decir Pepe por teléfono y, otra vez, casi nos infartamos. La moneda era una pieza metálica crucial para la dinámica del juego y no podía no estar. A miles de kilómetros, le rogamos a Pepe que hiciera lo que tuviera que hacer para que el fabricante de la moneda las re hiciera en tiempo.
DOS DÍAS DESPUÉS DE LA ENTREGA
Entregamos los juegos restantes y respiramos aliviados por primera vez en 100 días. El juego de Caso 63 fue un éxito para Spotify LATAM al punto que hoy hay ejemplares en varias oficinas de la compañía, como en Estados Unidos y Suecia. Esta acción también nos permitió entablar una excelente relación con la marca para futuras acciones que, esperamos, pronto puedan leer por acá.